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Für die Entscheidung über die Höhe der Pflegestufe ist der medizinische Dienst der Krankenkassen zuständig. Dieser erstellt im Auftrag der entsprechenden Pflegekasse ein Gutachten welches die Grundlage für die Einstufung in eine Pflegestufe darstellt. Mehrere Faktoren sind für die Einstufung entscheidend. Hier sind vor allem folgende Punkte von Bedeutung:
- ist oft die "voraussichtliche Dauer" strittig, nach SGB XI § 14 besteht eine Pflegestufe nur dann, wenn der Pflegebedarf voraussichtlich für länger als sechs Monate besteht.
- weiterhin ist für die Pflegestufe entscheidend wie viele Minuten täglich pflegerische Hilfen in Anspruch genommen werden müssen.
Es ist zwischen der Grundpflege und der hauswirtschaftlichen Versorgung zu unterscheiden.
Zur Grundpflege zählen Zeiten für die Hilfe bei folgenden Verrichtungen:
- Körperpflege
- Toilettengänge
- An- und Auskleiden
- Nahrungsaufnahme
- Begleitung zu diesen Tätigkeiten
Die hauswirtschaftliche Versorgung wird nur anerkannt wenn in der Grundpflege zumindest die Pflegestufe I erreicht wird, diese Regelung führt häufig zu Streit.
Die zeitliche Einteilung der Pflegestufen:
| Pflegestufe | Stufe I | Stufe II | Stufe III |
| insgesamt mindestens | 90 min | 180 min | 300 min |
| für die Grundpflege mindestens | 45 min | 120 min | 240 min |
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